Vivimos en un mundo, donde sin importar nuestra “generación” estamos desarrollando costumbres nativas digitales, ¿Cómo así?, sin pensarlo estamos pasando más horas pegados a un dispositivo electrónico, que hasta con otra persona, y pues bueno, no estoy inventando, las cifras hablan por sí sola. Solo en Colombia somos más de 49 millones de personas, 28 millones, estamos conectados a internet, 34 millones estamos usando un dispositivo móvil, superando el 70% de penetración a nivel nacional, y 31 millones de nosotros estamos pegadísimos a redes sociales (Fuente: Dane, Mintic) lo que sin duda significa una Colombia conectada con el mundo, circulando entre nosotros lo que hacemos en el día a día, lo que comemos, lo que compartimos y las horas dedicadas a la sociedad digital.

Por consiguiente, las empresas son conscientes de los cambios, que hoy en día es más fácil que la información se filtre, o se haga un mal uso, y que los mismos empleados dediquen más tiempo a saber qué pasa en el mundo digital, que en cierta medida terminamos dedicando horas laborales a estar conectados a redes sociales y sus noticias en tiempo real.

Hoy quiero recomendarte, sea que tengas una empresa y quieras apoyarte de herramientas digitales para monitorear y controlar el uso eficiente del tiempo en tus empleados, o como empleado quieras aumentar tu productividad, apoyándote de plataformas gratuitas.

  1. Kanban Flow
El método Kanban creado por David J. Anderson, se usa sobre todo en el desarrollo de software y consiste en dividir el proceso en fases bien delimitadas que se tienen que finalizar por completo antes de pasar a la siguiente, garantizando así la calidad del producto final y evitando cuellos de botella. De todas las que hay, la que estamos usando actualmente es KanbanFlow por varios motivos:
  • Tiene una versión gratuita bastante completa que hemos estado usando hasta hace poco.
  • Varios usuarios, ilimitados proyectos, diferentes colores para las tareas.
  • En la versión de pago (5$ al mes por usuario), puedes trackear el tiempo que estás con cada tarea, simplemente con activar un timer.
  1. Evernote

Es un error pretender tenerlo todo en tu cabeza. Estar siempre pendiente de que no se te olvide nada de lo que tienes que hacer es un estrés continuo.

Evernote puede que sea la herramienta de productividad más recomendada. Sirve como entorno en el que anotar, almacenar, escribir, buscar.  Todo organizado con carpetas y tags, de manera que lo puedas encontrar rápido cuando lo necesites.

Ideas: Nunca sabes cuándo se te va a ocurrir una idea que merezca la pena anotar (o no). Es una buena forma de dar rienda suelta a tu creatividad. Anota todo lo que se te pase por la cabeza para revisarlo cuando tengas tiempo.

Información: Facturas, accesos, contraseñas, páginas webs, libros. Cualquier información que necesites tener a mano en cualquier momento. Siempre sabrás que está todo ahí y esa es una tranquilidad increíble.

  1. Canva
No somos expertos en diseño, pero hoy en día con herramientas como Canva y un poco de buen gusto, se pueden hacer cosas medianamente decentes sin tener que ser un experto en Photoshop o Illustrator. Lo mejor es que está pensado precisamente para diseños de Social Media, así que tienes ya las medidas correctas para publicaciones en Facebook, portadas de Twitter e incluso tarjetas de visita.
7. Kill News Feed Hoy en día tenemos muchas fuentes de distracción en Internet. Facebook es una de ellas y si trabajas en el ordenador todo el día puede que lo tengas siempre abierto y cada vez que pases por esa pestaña no puedas evitar hacer click sobre el video de gatitos que aparece el primero en tu timeline ? Este plugin es la solución ya que bloquea las últimas noticias evitando así que te distraigas con cosas poco relevantes.
  1. Google drive
¿Quien no conoce Google Drive a estas alturas? Empezamos usándolo hace mucho tiempo como herramienta para crear documentos compartidos y colaborar entre varias personas, pero ahora lo usamos para casi todo. Todos la información de nuestros distintos proyectos la tenemos organizada en Google Drive: Guiones de videos, estudios SEO de palabras clave, siguientes artículos… Estas son algunos de los motivos por los que nos gusta:
  • Todo disponible en un único lugar y accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Todo tipo de documentos. Desde documentos normales y hojas de cálculo hasta presentaciones.
  • Organizado en carpetas para poder tener todos los proyectos que necesites.
  • Compartir documentos con quien quieras en un click.
  1. Fiverr
No puedes hacerlo todo tu. Uno de las premisas básicas que Tim Ferris propone en su libro La Semana Laboral de 4 Horas es delegar. Delegar todo lo que puedas en alguien que haga mejor que tu esa tarea y sobre todo más barato de lo que cuesta tu tiempo.
  1. Feedly
Si te gusta seguir distintos blogs, un agregador de rss como Feedly no puede faltarte. Puedes agrupar los diferentes blogs por categorías y estarás informado diariamente de cada nueva publicación en todos ellos.
8. Momentum Esta extensión de Chrome no es precisamente una herramienta de productividad, pero me gusta mucho porque una vez que la instalas, cuando abres una nueva pestaña te aparece una foto con una frase motivadora y la pregunta: ¿Cuál es tu principal tarea para hoy? Una vez que la escribes, cada vez que abres una pestaña nueva te la recuerda.
9. WiseMapping Los mapas mentales son una herramienta imprescindible y muy potente para representar ideas, tareas, conceptos alrededor de una palabra clave. Wisemapping es una aplicación online de mapas mentales que permite compartir y colaborar en ellos. Nosotros la usamos para tener clara la visión de las distintas áreas en nuestro blog o para hacer un brainstorming de los diferentes temas para hablar en los posts o en los videos. Es muy visual y esquemático para tener las ideas claras.

Por último, la recomendación más importante es que seas consciente de las horas que estas dedicando al día en cosas que de pronto no te hagan sentir productivo o proactivo, pregúntate cuantas veces revisas el celular al día y si te estas demorando mucho en una labor. Trata de medir más tu tiempo en base a esta recomendación.